Guía Rápida para sobrevivir como Project Manager

Hace un año inicié como Project Manager y a pesar de que me ha gustado, he tenido experiencias sumamente agradables y otras las cuales no quisiera repetir, sin embargo como cualquier trabajo, terminar un proyecto y que el cliente este satisfecho es el mejor remedio que podría sucederme, por eso me dieron ganas de escribir algunos puntos que aprendí por medio de la experiencia, para sobrevivir como "administrador de proyectos".

1.- No dejes todos tus proyectos con una sola persona.- Si deseas que las cosas resulten como quieres, o que no resulten tan mal como puedes imaginarte, es mejor que por cada proyecto tengas una persona diferente desarrollándolo, en caso de que no puedas, asegúrate de estar al tanto cada día de lo que se hace y piensa en un Plan B, seguro alguna vez tendrás que usarlo. Es bueno tener a tu persona de confianza para que haga el trabajo difícil, pero si todo tu trabajo depende de esa persona y por azares del destino, falta un día al trabajo (en el mejor de los casos solo 1 día), tendrás que posponer y re planear tus proyectos.

2.- Un Plan B nunca es suficiente. Si bien existen otras letras en el abecedario, asegúrate de llegar mínimo a la letra C, algunos pueden llegar a la D o F, pero yo siempre digo que después de aplicar el Plan C y si la cosa sigue mal, entonces el destino jugó en tu contra y a veces nos toca remar contra corriente.

3.- De los errores se aprende, pero cuestan... Y MUCHO! Si vas a ser Project manager debes estar consciente de que un error en algún proyecto podría crearte un fuerte golpe financiero y si no estás preparado para aguantarlo, es mejor que aprendas a no equivocarte. Todos tenemos errores, pero deben ser resueltos cuando son pequeños y no esperar a que se forme la famosa bola de nieve, es ahí cuando realmente existe un problema.

4.- El cliente no siempre tiene la razón. A diferencia de otros negocios, cuando eres Project manager tú eres el "experto" que informa al cliente del estatus de su proyecto, por lo que muchas de las veces tú eres quien lleva la batuta y es sencillo lograr una buena conversación. Sin embargo, existen los clientes que piensan que siempre tienen la razón, y para lograr debatirle debiste haber hecho una buena planeación para que después puedas darle la vuelta a sus reclamos y que este sienta que no lo estás regañando, sino lo estás aconsejando de que es lo mejor para él.

5.- Planea, planea, planea y Organiza. Si bien planear es algo que hacemos de manera inconsciente y cada quien de manera y nivel diferente, es de suma importancia saber un poco del proyecto al que te estas metiendo y tener en consideración como podría reaccionar tu cliente. Otro punto importante es realizar los documentos para tener la idea plasmada y que no se te olvide cada 10 minutos. Si bien planear no se nos da a muchos, es uno de los pasos básicos para lograr que las cosas salgan bien y aunque para mi es importante, creo que el siguiente punto es el más importante.

6.- Prepárate para cualquier contingencia. La información es de suma importancia y si trabajas con personas de otros países, es importante que sepas sobre sus días feriados o que preguntes antes de contratar a algún personaje de la India, si tiene algún festival en el periodo en el que te trabajará (aunque no lo crean, tienen muchísimos), lo mismo sucede si trabajas con personas de China, Afganistán o cualquier lado del mundo, y suelen avisarte 1 día después de que se tomaron 1 semana de vacaciones y no supiste nada de tu proyecto, lo cual ya te causó un stress inmenso. Otra cosa importante es checar el tiempo; nosotros estamos en zona de huracanes, y cualquier posibilidad de perder energía eléctrica, Internet o que se declare alerta roja, debe ser tomado en cuenta al momento de la planeación de tus tiempos. Lo que más me gusta es cuando tienes una fecha límite y la persona encargada se enferma, entonces debes decidir si esperas o si cambias el proyecto o qué es lo mejor para hacer. Sin duda alguna, las contingencias suceden sin que las esperemos y por más que intentemos planearlas, lo mejor es tratar de solucionar rápido el problema, mucho antes que buscar quien fue el culpable. Recuerda, el cliente piensa que le trabajas solo a él.

7.- Conoce a las personas con las que trabajas. Si bien al inicio es difícil este punto, es importante que sepas quien llega tarde y quien temprano, quien fuma y quien no, quien entrega a tiempo y quien no, o incluso, quien entrega con una calidad excelente y a quien hay que revisar lo que hace (generalmente soy yo ese personaje)., pero es importante conocerlos para poder realizar una calendarización adecuada. Muchas veces sucede que nos dicen que en 4 días estará listo el proyecto, y por quedar bien, le dices al cliente que en 4 días entregarás, sin embargo, no sabías del "break para el cigarro" y no acabó en 4 días si no en 5. Tu cliente tendrá una de las peores experiencias solo por haberte atrasado un día. Es preferible decir que te tomará 10 días y entregar a los 9 días, que decir que lo entregarás en 4 días y entregarlo en 4 días y medio.

Pues por ahora son algunas de las experiencias que me han sucedido en mi primer año como Project Manager, seguro tengo muchísimas otras y algunas que no recuerde pero, al menos estas 7 han sido las que más me han marcado la vida.